Regulamin Game Concept

§ 1. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin, zwany dalej „Regulaminem”, określa warunki oraz zasady według których odbywać się będzie konkurs (określany dalej jako „Game Concept” lub „Wydarzenie”) realizowany w ramach projektu BIT Festival 2023.
Organizatorem konkursu jest Stowarzyszenie Studentów BEST Gliwice, określanym dalej jako „Organizator”.
„Oficjalna strona internetowa wydarzenia” znajduje się pod adresem: www.bit.bestgliwice.pl
Game Concept rozpocznie się w dniu 02.12.2023 r. w budynku Centrum Edukacyjno-Kongresowego Politechniki Śląskiej przy ul. Stanisława Konarskiego 18B, 44-100 Gliwice.
Game Concept rozpocznie się nie wcześniej niż o godzinie 10:00 dnia 02.12.2023. Przewidywany czas trwania Wydarzenia wynosi 12 godzin.
Aktualny „Harmonogram” przedsięwzięcia dostępny jest na oficjalnej stronie internetowej wydarzenia. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Harmonogramie bez podania przyczyny.
„Partnerem” wydarzenia jest firma, która na określonych warunkach współpracuje z Organizatorem.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu wydarzenia bez podania przyczyny.

§ 2. Zasady uczestnictwa

Udział w Wydarzeniu jest bezpłatny i dobrowolny.
Game Concept skierowany jest do osób posiadających pełną zdolność do czynności prawnych oraz będących osobami pełnoletnimi, zwanych dalej „Uczestnikami”.
Uczestnicy biorą udział w Game Concept wyłącznie w ramach stworzonych przez siebie zespołów (dalej „Zespół”), liczących od 3 do 4 osób.
Warunkiem uczestnictwa w Game Concept jest dokonanie rejestracji poprzez prawidłowe wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego na oficjalnej stronie internetowej wydarzenia.
Uczestnicy powinni posiadać status studenta studiów wyższych pierwszego lub drugiego stopnia, a ich wiek nie przekraczać 26 roku życia. W celu wzięcia udziału w Wydarzeniu uczestnik zobowiązany jest do okazania przedstawicielowi Organizatora legitymacji studenckiej w dniu rozpoczęcia Wydarzenia
Dopuszczalna jest jedna pełnoletnia (której wiek nie przekracza 26 roku życia) osoba bez ważnego statusu studenta przypadająca na jeden Zespół, gdy zespół łącznie liczy 4 członków.
Każdy uczestnik może być członkiem tylko jednego Zespołu.
Liczba miejsc jest ograniczona. W przypadku zgłoszenia się zbyt dużej liczby Uczestników, o pierwszeństwie uczestnictwa decyduje kolejność zgłoszeń.
Organizator zastrzega sobie prawo do ostatecznej decyzji o przyjęciu kandydatury Uczestnika.
Uczestnik wysyłając zgłoszenie ma możliwość przesłania swojego CV. Przesłany dokument powinien zawierać tzw. klauzulę CV zgodną z RODO w 2023 roku o przetwarzaniu danych osobowych w procesie rekrutacyjnym.

§ 3. Konkurs

Celem Konkursu jest stworzenie rozwiązania na zadane przez Organizatora zadanie konkursowe (dalej „Rozwiązanie”) w zespołach w czasie 6 godzin.
Rozpoczęcie tworzenia Rozwiązania rozpocznie się przedstawieniem przez Organizatora lub osobę przez niego wyznaczoną tematu zadania konkursowego, jego założeń oraz zasad oceniania.
Game Concept rozpocznie się o godzinie 13:00 w dniu 2 grudnia 2023 r., a zakończy 6 godzin później. Zespół ma możliwość ukończenia zadania wcześniej niż wyznaczony czas.
Rozwiązanie musi spełniać założenia tematyczne podane na początku Wydarzenia.
Rozwiązanie obejmuje zarówno pomysł, jak i elementy graficzne, świat przedstawiony i inne kluczowe elementy gry komputerowej, z wyłączeniem warstwy programistycznej.
Uczestnicy tworzą projekty od podstaw w czasie trwania Game Concept.
Dozwolone jest przygotowanie szkiców ekranów, grafik i materiałów pomocniczych (np. opisy funkcjonalne) przed Wydarzeniem.
Wszelkie materiały wykorzystane w rozwiązaniach powinny być na licencji umożliwiającej darmowe zastosowanie w projektach komercyjnych, nie tylko do własnego użytku.
Podczas końcowej prezentacji zespoły pokazują projekty, które udało się wykonać w ramach Game Concept.
Każdemu Zespołowi przysługuje 7 minut na zaprezentowanie rozwiązania.
Organizator zastrzega sobie prawo do niewyłonienia laureatów w przypadku stwierdzenia, iż opracowane przez Uczestników rozwiązania w dostatecznym stopniu nie spełniają powyższych kryteriów.
„Mentorami” są osoby specjalizujące się w danym temacie. Zadaniem Mentorów w czasie Game Concept jest wsparcie Uczestników, udzielanie porad, naprowadzanie na właściwe rozwiązania oraz udzielanie odpowiedzi na ich pytania.
Każdy zespół otrzyma możliwość skorzystania ze wsparcia Mentorów.
W czasie trwania Game Concept wyznaczone zostaną godziny w Harmonogramie Wydarzenia, podczas których grupy będą miały możliwość skorzystać z konsultacji mentorskich.
Dostarczone do oceny Rozwiązania muszą zostać przygotowane w języku polskim lub angielskim.
Podczas Wydarzenia uczestnicy mogą korzystać z laptopów, smartfonów, tabletów lub komputerów stacjonarnych oraz mają swobodny dostęp do Internetu w celu wyszukiwania informacji związanych z tworzeniem rozwiązania.
Organizatorzy nie zapewniają wyżej wymienionego sprzętu.
Uczestnicy są zobligowani do przesłania projektów swojego Rozwiązania na e-mail Organizatora do czasu prezentacji rozwiązań.
Organizatorzy zapewniają miejsce do przeprowadzenia wydarzenia, dostęp do sieci internetowej oraz elektrycznej, poczęstunek oraz ciepłe i zimne napoje podczas trwania wydarzenia3

§ 4. Bezpieczeństwo

Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad BHP i Ppoż. oraz regulaminów obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowane jest wydarzenie.
Uczestnikom zabrania się podczas Wydarzenia:
1. wnoszenia i spożywania alkoholu oraz rozprowadzania i zażywania środków odurzających, a także bycia pod ich wpływem.
2. wnoszenia i używania broni, amunicji i materiałów pirotechnicznych oraz szkodliwych substancji chemicznych, a także ognia otwartego, stanowiących zagrożenie pożarowe, uszkodzenia mienia oraz stwarzających niebezpieczeństwo dla zdrowia i życia osób,
3. jawnego przeszkadzania innym Uczestnikom Wydarzenia zakłócając aktywności związane z tworzeniem Rozwiązania, przebywania w strefie relaksu, rozmowy z wystawcami oraz innych aktywności odbywających się podczas Wydarzenia (poprzez np. głośne, agresywne zachowania),
4. wprowadzania zwierząt,
5. palenia wyrobów tytoniowych oraz papierosów elektronicznych,
6. zanieczyszczania pawilonów i terenów otwartych odpadami wygenerowanymi przez siebie (opakowania po napojach i jedzeniu, niedopałki, gumy do żucia itp.),
7. niszczenia infrastruktury (np. oklejanie ścian, szyb, posadzek ulotkami reklamowymi oraz innymi materiałami),
8. opierania się o elementy zabudowy stoisk, konstrukcje reklamowe i inne elementy aranżacji przestrzeni,
9. wprowadzania deskorolek, rowerów czy innych środków komunikacji,
10. prowadzenia jakichkolwiek działań komercyjnych, akwizycyjnych, reklamowych, promocyjnych, a także zbiórek pieniężnych, jak również działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.
Korzystanie z materiałów nielegalnych, kontrowersyjnych lub w inny sposób niedopuszczalnych w tym:
1. pornografii,
2. materiałów promujących narkotyki,
3. materiałów zawierających treści rasistowskie lub religijne,
4. materiałów prezentujących obraźliwe treści,
5. materiałów związanych z polityką,

jest w czasie trwania Wydarzenia ściśle zabronione.

§ 5. Odpowiedzialność

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody majątkowe lub niemajątkowe poniesione przez Uczestnika w wyniku udziału w Wydarzeniu.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione, zgubione lub skradzione podczas Wydarzenia.
Uczestnik pokrywa koszty wszelkich szkód wyrządzonych podczas Wydarzenia na terenie budynku.

§ 6. Zasady oceny projektów

Laureatów wydarzenia wyłania „Jury”.
W skład Jury wchodzą wybrani przedstawiciele Politechniki Śląskiej, Organizatora oraz Partnerów Wydarzenia.
Skład Jury ogłoszony zostanie nie później niż w momencie rozpoczęcia Game Concept.
Jury zostanie powołane przez Organizatora.
Decyzje Jury zapadają po zakończeniu obrad. W przypadku podziału głosów członków Jury, wiążąca jest decyzja przewodniczącego z uwzględnieniem opinii pozostałych członków. Przewodniczący wybierany jest przez członków Jury ze swojego grona przed rozpoczęciem Game Concept.
Po upływie wyznaczonego czasu zabronione jest dokonywanie jakichkolwiek zmian i poprawek w przygotowanym rozwiązaniu. Zmiany i poprawki dokonane po upływie wyznaczonego czasu nie będą brane pod uwagę przez Jury.
Decyzja Jury jest ostateczna i nie podlega odwołaniom.
Organizator zastrzega sobie prawo do przyznania dodatkowych nagród po konsultacji z Jury.
Wyniki konkursu zostaną ogłoszone przez Jury po zakończeniu obrad.
Nagrody i dyplomy zostaną wręczone uczestnikom na zakończeniu wydarzenia.
Jeżeli Jury stwierdzi prawdopodobieństwo plagiatu bądź brak w pełni samodzielnej pracy, dana drużyna zostanie zdyskwalifikowana z konkursu.

§ 7. Dane Osobowe

Administratorami danych osobowych przetwarzanych w związku z Wydarzeniem są Organizator – Stowarzyszenie Studentów BEST Gliwice z siedzibą przy ul. Pszczyńskiej 85/13, 44-100 Gliwice, NIP: 6312145378 oraz Partnerzy.
Administratorzy będą przetwarzać dane osobowe Użytkowników ze starannością i zgodnie z przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).
Dane osobowe Uczestnika będą przetwarzane przez Organizatora jako administratora tych danych w celu rejestracji na Wydarzenie, na co Uczestnik wyraża zgodę przystępując do Wydarzenia oraz przez Administratorów w celu zamieszczenia ich w Bazie CV udostępnionej Partnerom.
Dane osobowe Uczestnika związane z rejestracją na Wydarzenie będą przechowywane przez Organizatora przez okres 2 lat.
Okres przetwarzania przez Administratorów danych osobowych Uczestników, które związane są z Bazą CV kończy się wraz z końcem przetwarzania CV Uczestnika przez Partnerów tj. końcem okresu rekrutacyjnego Uczestnika.
Organizator informuje, że przetwarzane będą następujące kategorie danych Uczestników: imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, placówka uczelniana, wydział i kierunek studiów uczestnika, numer studenta/nr legitymacji oraz CV.
Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych Uczestnika określonych na warunkach podanych w Regulaminie jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia udziału w Wydarzeniu, z wyłączeniem CV, którego udostępnienie Administratorom jest w pełni dobrowolne.
Uczestnikowi przysługuje prawo żądania od administratorów dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych kontaktując Organizatora poprzez wiadomość pocztą elektroniczną na adres info@bestgliwice.pl
Udział w Wydarzeniu oznacza zgodę Uczestnika na rozpowszechnianie jego wizerunku przez Organizatora, bądź na jego zlecenie, w celu promocji Wydarzenia poprzez zamieszczanie zdjęć i materiałów filmowych na stronie internetowej Wydarzenia, materiałach i kanałach online oraz we wszelkich drukowanych materiałach promocyjnych związanych z Wydarzeniem, a także przez Partnerów za pośrednictwem mediów społecznościowych.
Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z przeniesieniem autorskich praw majątkowych do nagrań i zdjęć oraz wyrażeniem przez uczestnika zgody na ich rozpowszechnianie. Powyższe ustalenia dotyczą przypadku, gdy Uczestnik zostanie sfilmowany lub sfotografowany podczas uczestnictwa w Wydarzeniu.

§ 8. Prawa autorskie

Wypracowane przez Zespoły w trakcie Game Concept Rozwiązania są ich własnością.
Organizator nie rości sobie praw do Rozwiązań opracowanych przez Uczestników w trakcie Wydarzenia.
Uczestnicy gwarantują, że przedstawione przez nich Rozwiązania są ich autorstwa lub współautorstwa (w przypadku pracy zespołowej) i nie naruszają jakichkolwiek praw osób trzecich.
Uczestnik jest odpowiedzialny względem Organizatora za wszelkie wady prawne Rozwiązania, w szczególności za ewentualne roszczenia osób trzecich, wynikające z naruszenia praw autorskich lub innych praw osób trzecich, w tym w zakresie legalności oprogramowania i narzędzi użytych do stworzenia Rozwiązania. W przypadku skierowania z tego tytułu roszczeń przeciwko Organizatorowi, Uczestnik zobowiązuje się do ich całkowitego zaspokojenia oraz zwolnienia Organizatora od obowiązku świadczeń.

§ 9. Postanowienia końcowe

Dane kontaktowe do głównego koordynatora Wydarzenia:
1. Imię i Nazwisko: Jakub Szolc
2. Nr telefonu komórkowego: +48 519 810 540
3. Adres e-mail: jakub.szolc@bestgliwice.pl
Udział w Wydarzeniu jest jednoznaczny z akceptacją niniejszego regulaminu.
Zasady przeprowadzonego Wydarzenia określa niniejszy Regulamin. Wszelkie informacje o Wydarzeniu dostępne w materiałach reklamowych mają jedynie charakter informacyjny.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
Wszelkie przypadki, które nie są bezpośrednio określone w Regulaminie podlegają decyzji Organizatora.
Biorąc udział w Wydarzeniu Uczestnik potwierdza, iż zapoznał się z niniejszym Regulaminem i w pełni akceptuje jego postanowienia.
Naruszenie przez Uczestnika któregokolwiek z postanowień niniejszego Regulaminu upoważnia Organizatora do wykluczenia danej osoby z udziału w Wydarzeniu i powoduje utratę prawa do nagrody.
Niniejszy regulamin zostaje udostępniony uczestnikom do wglądu w czasie Wydarzenia, a także na oficjalnej stronie internetowej Wydarzenia.